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Le syndic joue un rôle central dans la gestion de la copropriété. La réception et le traitement de toute correspondance adressée à l'association des copropriétaires en font partie intégrante. Cela fait logiquement partie des responsabilités du syndic.

Étant donné que le syndic professionnel n'est en principe pas présent en permanence dans l'immeuble, il ne peut pas réceptionner la correspondance sur place. La situation devient encore plus compliquée lorsqu'il s'agit de lettres recommandées ou signifiées (essentielles) à l'attention du syndic. Personne, même pas le concierge, s'il y en a un, ne peut les recevoir. De nombreux courriers essentiels arrivent donc en retard ou ne parviennent tout simplement pas aux mains du syndic, avec toutes les conséquences que cela implique.

Puisque les documents (juridiques) les plus importants sont normalement envoyés par lettre recommandée ou par exploit d'huissier, il est nécessaire qu'au moins ces notifications et significations puissent être reçues par la personne chargée d'en assumer les conséquences nécessaires, à savoir le syndic.

Signification par l'huissier de justice

Les huissiers de justice ont constaté dans la pratique qu'il n'est pas simple de trouver une personne habilitée pour recevoir la signification au moment de celle-ci. Une signification est la remise d'un original ou d'une copie de l'acte (par exemple, une assignation). Une signification se fait généralement par exploit d'huissier.

Quelles étaient les possibilités de signification pour l'huissier de justice avant la modification ?

• Première possibilité

En principe, l'huissier de justice préférera toujours signifier en personne, en se rendant au siège de l'association des copropriétaires, qui correspond à l'adresse de l'immeuble. La probabilité d'y trouver une personne habilitée est très faible.

Si ce n'est pas le cas, l'huissier de justice agira conformément à l'article 38 du Code judiciaire. Il s'assurera d'avoir accès au hall d'entrée pour déposer une copie de l'exploit ou, idéalement, la déposer dans une boîte aux lettres. Cependant, les immeubles d'appartements disposent rarement d'une boîte aux lettres pour l'association des copropriétaires elle-même. Sans une telle boîte aux lettres, l'huissier de justice, faute d'autres options, sera contraint de laisser l'acte sous enveloppe fermée en vue dans le hall de l'immeuble, en espérant que l'acte parvienne effectivement au destinataire. Souvent, l'acte se perd et n'atteint pas le bon destinataire. De plus, l'huissier de justice a de plus en plus souvent aucun accès au hall d'entrée (en raison de dispositifs de sécurité, etc.).

La combinaison de l'article 38, § 1, du Code judiciaire et de l'article 3.89 du Code civil offre à l'huissier de justice la possibilité d'envoyer, au plus tard le premier jour ouvrable après la signification de l'exploit, une lettre à l'adresse du syndic. Cette lettre doit mentionner la date et l'heure de la présentation, ainsi que la possibilité pour le destinataire, ou pour un mandataire écrit, de retirer une copie de cet exploit au bureau de l'huissier de justice, dans un délai maximum de trois mois à compter de la signification. En pratique, c'est souvent par ce moyen que la signification peut avoir lieu, grâce à la réaction du syndic.

• Seconde possibilité

L'huissier de justice peut également choisir de signifier à la personne du syndic, l'organe qui représente valablement l'association des copropriétaires au sens de l'article 34 du Code judiciaire. Dans ce cas, l'huissier de justice doit s'assurer que la copie de l'acte est remise au syndic (signification "à personne"). Sinon, il devra se rendre au siège de l'association des copropriétaires, avec les risques décrits ci-dessus. La législation actuelle ne prévoit pas la possibilité de signifier l'acte au syndic autrement qu'en personne, conformément à l'article 35 ou 38.

Modification récente de l'article 42 du Code Judiciaire

Avec la loi du 15 mai 2024 contenant des dispositions relatives à la numérisation de la justice et diverses dispositions (M.B. 28/05/2024), le législateur a cherché une solution plus efficace et plus sécurisée juridiquement. Le législateur a trouvé logique que le syndic reçoive la signification des exploits d'huissier. En effet, grâce à l'enregistrement dans la BCE et à l'affichage des informations du syndic dans l'immeuble, il est plus simple qu'auparavant d'identifier le syndic.

L'huissier de justice devra désormais remettre ses significations à l'association des copropriétaires au syndic (qui représente l'association des copropriétaires en justice). L'huissier a la possibilité de signifier physiquement au syndic ou de choisir la signification par voie électronique.

Si l'huissier de justice ne trouve personne sur place, il enverra une lettre pour informer de la signification. L'huissier fait cela à la fois au syndic et au siège de l'association des copropriétaires.

S'il n'y a pas de syndic (par exemple en cas de décès, démission ou révocation), l'huissier de justice devra se tourner vers le siège de l'association des copropriétaires, comme cela se faisait auparavant.

Un huitième point a été ajouté à l'article 42 du Code judiciaire :

“8° aux associations de copropriétaires, au syndic ou, à défaut de syndic, au siège de l'association de copropriétaires. En cas de signification effectuée au syndic conformément à l'article 38, § 1er, l'huissier de justice adresse tant au syndic qu'à l'association des copropriétaires la lettre visée à l'alinéa 3 dudit article”

En conséquence, l'article 3.89, § 4, du Code civil a été abrogé. Tout cela prend effet à partir du 7 juin 2024.

Source : CIB